Menyusun Kerangka Presentasi

March 1, 2012 by Muhammad Noer 14 Comments

Anda punya sebuah gagasan untuk disampaikan. Tapi bagaimana cara yang paling tepat untuk menyampaikannya?
Tujuan sudah Anda tetapkan, audiens telah Anda kenali. Kini, untuk menemukan metode yang paling tepat dan efektif untuk menyampaikan presentasi, Anda harus membuat kerangka presentasi.
Mulailah dengan judul. Judul akan menjadi jiwa seluruh isi presentasi Anda. Gunakan judul yang mengajak orang untuk berpikir atau bertindak, sekaligus juga menarik perhatian.

Identifikasi Topik, Tujuan, dan Audiens

Kita ambil sebuah studi kasus. Anda, misalnya, adalah seorang ahli di bidang budaya belajar. Anda akan memberikan presentasi tentang topik tersebut di hadapan 100 orang profesional dalam sebuah seminar.
Anda mulai menetapkan tujuan presentasi dan karakteristik audiens sebagaimana berikut ini.

Topik: Membangun budaya belajar organisasi.

Tujuan Presentasi: Membuat audiens paham apa ‘budaya belajar dalam organisasi’ itu, dan memahami cara menerapkannya dalam organisasi masing-masing, baik organisasi skala kecil maupun menengah.

Audiens:
Siapa Mereka?
Para profesional bidang sumber daya manusia dari berbagai perusahaan swasta dan sebagian perusahaan BUMN. Rata-rata berusia 40 tahun, dengan pengalaman sekitar 10 tahun di bidang masing-masing. Jabatan beragam, mulai dari Manajer Sumber Daya Manusia, Manajer Pelatihan dan Pengembangan, Manajer Pengembangan Organisasi, staf yang membantu program pelatihan di perusahaan, dan beberapa orang Direktur Sumber Daya Manusia.

Apa Yang Mereka Ketahui?
Umumnya audiens telah mengetahui bagaimana cara merancang pelatihan yang baik, mulai dari identifikasi kebutuhan, menganalisa kesenjangan antara skill yang diharapkan dengan skill yang saat ini dimiliki, serta menyusun pelatihan yang tepat. Namun sebagian besar masih terpaku pada bentuk pelatihan umum, dan belum mencoba menerapkan kegiatan-kegiatan informal sebagai satu cara membangun budaya belajar.

Apa Yang Ingin Mereka Dapatkan?
Mereka ingin mengetahui tips praktis dan langkah-langkah untuk memulai budaya belajar di sebuah organisasi, yang relevan dengan organisasi mereka saat ini. Mereka ingin mendapatkan contoh dan formula sederhana tentang cara membangun budaya belajar tersebut.
Apa yang kita lakukan tadi baru pada tahap identifikasi topik, tujuan dan audiens presentasi. Namun dengan adanya informasi yang baik seperti di atas, menyusun kerangka presentasi akan jauh lebih mudah. Menyampaikan presentasi pun akan menjadi semakin mudah.

“Menyusun kerangka presentasi akan jauh lebih mudah jika Anda terlebih dahulu mengidentifikasi topik, tujuan dan audiens presentasi.”
–Muhammad Noer

Struktur Presentasi

Secara sederhana, sebuah presentasi akan terdiri dari tiga bagian: pembuka, isi dan penutup.

Pembuka

Bagian pembuka menjelaskan topik yang hendak dibahas. Inilah bagian yang paling penting dalam sebuah presentasi, karena di sinilah Anda menciptakan motivasi kepada audiens untuk menyimak. Anda harus bisa menjelaskan mengapa mereka perlu mendengarkan Anda. Mereka ingin mengetahui “what’s in it for me” (apa yang membuat hal tersebut penting buat saya).
Anda perlu menyusun pembukaan yang kuat, sehingga audiens termotivasi untuk menyimak. Ini sekaligus juga akan membantu menciptakan momentum bagi keseluruhan isi presentasi untuk Anda sampaikan.

Isi

Ini adalah bagian di mana Anda menjelaskan topik yang hendak dibahas. Perhatikanlah: ketika berusaha menyerap informasi baru, audiens memiliki rentang daya ingat yang terbatas.
Seorang presenter yang baik akan teliti. Ia memilih informasi apa yang penting dan perlu disampaikan kepada audiens. Ia juga menentukan informasi mana yang tidak terlalu penting dan dapat dihilangkan dari pembahasan. Presenter, terutama yang ahli dalam topiknya, biasanya terjebak dengan berusaha menjelaskan semuanya dengan selengkap-lengkapnya.
Ingat, audiens bukanlah Anda, yang mungkin sudah belajar dan menjalani topik tersebut selama bertahun-tahun. Mereka baru akan mendengarkannya untuk pertama kalinya, dan Anda hanya punya waktu 30 menit sampai satu jam untuk menjelaskannya.
Pilihlah informasi mana yang penting dan mana yang merupakan pelengkap.

Penutup

Pembukaan yang baik akan menyalakan semangat dan motivasi audiens. Di sisi lain, fungsi penutup adalah untuk membuat pesan Anda diingat audiens ketika presentasi berakhir. Di sinilah saat Anda harus memastikan apakah tujuan presentasi Anda berhasil tercapai atau tidak.
Rentang ingatan audiens terbatas. Maka, Anda harus dapat meringkas esensi presentasi Anda dalam satu kalimat saja, untuk Anda sampaikan. Jika ringkasan ini berhasil diingat oleh audiens, maka presentasi Anda adalah presentasi yang berhasil, meskipun mungkin mereka melupakan isi presentasi yang lainnya.

Anda tidak harus memakai semuanya, Anda cukup memakai what, why & how. Jika sebagian orang memulai dari what maka ketika presentasi saya selalu memulai dengan whay (why you must learn from me?, why you must learn slide design).

Hal itu juga yang saya terapkan didalam buku slide design mastery. Karena “why” yang membuat audiens ingin belajar dan tetap mendengarkan presentasi Anda.

Setiap kali Anda presentasi audiens akan bertanya dalam diri mereka

mengapa saya harus mendengarkan Anda, apa yang saya dapat.

Audiens tidak perduli dengan Anda mereka hanya perduli pada manfaat yang bisa mereka daparkan dari presentasi Anda. Jawaban dari “why” akan menentukan apakah audiens akan lanjut memperhatikan presentasi Anda atau tidak.

Jadikan jawaban “why” sebagai sebuah alasan kuat yang membuat audiens rugi jika tidak memperhatikan presentasi Anda, lihat contoh berikut ini:

– Topik: Mendesain Slide Presentasi

• Poin Utama pertama: Why

Kenapa Anda harus belajar desain slide?

Jelaskan setidaknya tiga alasan kenapa audiens harus belajar mendesain slide presentasi, bisa diperkuat dengan cerita, pengalaman pribadi maupun data-data hasil penelitian.

• Point Utama kedua: What

Desain slide itu yang seperti apa?

Jelaskan yang dimaksud dengan desain itu seperti apa? Apa yang membedakan slide yang didesain dan yang tidak, bagaimana pandangan para ahli tentang desain slide.

• Point Utama ketiga: How

Bagaimana cara mendesain slide?

Jelaskan bagaimana cara mendesain slide, apa langkah-langkah yang harus dilakukan, bagaimana aplikasinya. Semisal untuk mendesain slide kita harus memasukkan tiga unsur, yaitu:

• Simple
• Clarity
• Visual

Ajak audiens untuk ikut terlibat, berikan contoh disetiap sub point yang disampaiakan dan berikan ilustrasi untuk mempermudah audiens dalam memahami.

2. Teknik Problem Solution

Matode ini adalah dengan cara memberi kesadaran pada audiens tentang masalah yang sedang mereka hadapi.

Ditahap awal Anda jelaskan dulu masalahnya supaya audiens sadar bahwa hal tersebut memang benar-benar masalah yang sedang mereka hadapi.

Ditahap selanjutnya baru Anda jelaskan solusinya, jadi presentasi Anda adalah jawaban dari permasalahan yang sedang audiens hadapi. Jika audiens menyadari presentasi Anda sebagai solusi maka presentasi Anda akan diperhatikan sampai akhir.

Ketika saya menggunakan metode ini didalam presentasi saya selalu menyelipkan 1 point diantara problem solution yaitu penyebabnya apa, dengan penambahan unsur “sebab” maka itu akan memperkuat kesan bahwa ini benar-benar masalah yang harus segera diatasi oleh audiens, lihat contoh berikut ini:

– Topik: Menampilkan Presentasi Yang Memukau

• Poin Utama pertama: Problem

95% presentasi didunia membosankan, bahkan menurut pakar presentasi dunia Guy Kawasaki:

95% of presentations is suck. OK, maybe I’m exaggerating. It is actually 99%”.

Banyak perusahaan yang gagal mendapatkan proyek karena presentasi mereka yang kurang memuaskan. Banyak sales yang produknya ditolak karena tidak bisa mempresentasikan produknya dengan baik.

Bisa jadi perusahaan maupun produk Anda adalah yang terbaik tapi jika Anda tidak bisa mempresentasikannya secara tepat maka nilai jualnya belum maksimal.

• Point Utama kedua: Because

Banya presenter yang tidak tahu cara presentasi yang efektif dan memukau, sehingga presentasi yang dilakukan hanya sekedar gugur kewajiban dan hasilnya presentasi yang dilakukan tidak mampu menarik minat audiens untuk bekerja sama atau membeli produk.

• Point Utama ketiga: Solution

Presenter harus belajar melakukan presentasi yang memukau, minimal ada tiga aspek yang harus dipelajari untuk bisa melakukan presentasi yang memukau.

• Planning, harus bisa menyusun materi presentasi yang mudah dimengerti
• Design, memiliki kemampuan mendesain slide presentasi berkelas dunia
• Delivery, mampu menyampaikan presentasi yang menyenangkan

3. Teknik Segitiga

Teknik ini paling sederhana, Anda hanya perlu menjelaskan rincian materi yang Anda presentasikan dengan memberikan poin-point, bisa berbentuk cara, pilihan atau alternative tindakan. Jelaskan satu persatu kepada audiens, lihat contoh berikut ini:

– Topik: Bagaimana menjadi seorang ahli dibidang yang Anda geluti?

Ada tiga langkah untuk menjadi seorang ahli dibidang yang Anda geluti, apapun profesi Anda tiga langkah ini bisa Anda praktiknya untuk mempercepat meningkatkan keahlian.

• Poin Utama pertama: Belajar dari yang terbaik

Cari tahu siapa yang sudah terbukti berhasil dibidang yang sedang Anda tekuni, belajarlah padanya maka keahlian Anda akan lebih cepat meningkat

• Point Utama kedua: Larut sepenuhnya

Fokus, luangkan waktu lebih banyak untuk belajar. Larutkan diri Anda sepenuhnya, jangan setengah-setengah karena keahlian hanya diperoleh dengan belajar sepenuh hati.

• Point Utama ketiga: pengulangan dengan jeda

Mana yang lebih efektif?, dalam 1 tahun hanya belajar 1 bulan full atau belajar setiap hari hanya 1 jam selama 1 tahun. Yang lebih efektif adalah yang melakukan pengulangan yang konsisten yaitu belajar 1 jam setiap hari.

- See more at: http://trainingpresentasi.net/isi-presentasi/#sthash.ZwioYS6p.dpuf

Anda tidak harus memakai semuanya, Anda cukup memakai what, why & how. Jika sebagian orang memulai dari what maka ketika presentasi saya selalu memulai dengan whay (why you must learn from me?, why you must learn slide design).

Hal itu juga yang saya terapkan didalam buku slide design mastery. Karena “why” yang membuat audiens ingin belajar dan tetap mendengarkan presentasi Anda.

Setiap kali Anda presentasi audiens akan bertanya dalam diri mereka

mengapa saya harus mendengarkan Anda, apa yang saya dapat.

Audiens tidak perduli dengan Anda mereka hanya perduli pada manfaat yang bisa mereka daparkan dari presentasi Anda. Jawaban dari “why” akan menentukan apakah audiens akan lanjut memperhatikan presentasi Anda atau tidak.

Jadikan jawaban “why” sebagai sebuah alasan kuat yang membuat audiens rugi jika tidak memperhatikan presentasi Anda, lihat contoh berikut ini:

– Topik: Mendesain Slide Presentasi

• Poin Utama pertama: Why

Kenapa Anda harus belajar desain slide?

Jelaskan setidaknya tiga alasan kenapa audiens harus belajar mendesain slide presentasi, bisa diperkuat dengan cerita, pengalaman pribadi maupun data-data hasil penelitian.

• Point Utama kedua: What

Desain slide itu yang seperti apa?

Jelaskan yang dimaksud dengan desain itu seperti apa? Apa yang membedakan slide yang didesain dan yang tidak, bagaimana pandangan para ahli tentang desain slide.

• Point Utama ketiga: How

Bagaimana cara mendesain slide?

Jelaskan bagaimana cara mendesain slide, apa langkah-langkah yang harus dilakukan, bagaimana aplikasinya. Semisal untuk mendesain slide kita harus memasukkan tiga unsur, yaitu:

• Simple
• Clarity
• Visual

Ajak audiens untuk ikut terlibat, berikan contoh disetiap sub point yang disampaiakan dan berikan ilustrasi untuk mempermudah audiens dalam memahami.

2. Teknik Problem Solution

Matode ini adalah dengan cara memberi kesadaran pada audiens tentang masalah yang sedang mereka hadapi.

Ditahap awal Anda jelaskan dulu masalahnya supaya audiens sadar bahwa hal tersebut memang benar-benar masalah yang sedang mereka hadapi.

Ditahap selanjutnya baru Anda jelaskan solusinya, jadi presentasi Anda adalah jawaban dari permasalahan yang sedang audiens hadapi. Jika audiens menyadari presentasi Anda sebagai solusi maka presentasi Anda akan diperhatikan sampai akhir.

Ketika saya menggunakan metode ini didalam presentasi saya selalu menyelipkan 1 point diantara problem solution yaitu penyebabnya apa, dengan penambahan unsur “sebab” maka itu akan memperkuat kesan bahwa ini benar-benar masalah yang harus segera diatasi oleh audiens, lihat contoh berikut ini:

– Topik: Menampilkan Presentasi Yang Memukau

• Poin Utama pertama: Problem

95% presentasi didunia membosankan, bahkan menurut pakar presentasi dunia Guy Kawasaki:

95% of presentations is suck. OK, maybe I’m exaggerating. It is actually 99%”.

Banyak perusahaan yang gagal mendapatkan proyek karena presentasi mereka yang kurang memuaskan. Banyak sales yang produknya ditolak karena tidak bisa mempresentasikan produknya dengan baik.

Bisa jadi perusahaan maupun produk Anda adalah yang terbaik tapi jika Anda tidak bisa mempresentasikannya secara tepat maka nilai jualnya belum maksimal.

• Point Utama kedua: Because

Banya presenter yang tidak tahu cara presentasi yang efektif dan memukau, sehingga presentasi yang dilakukan hanya sekedar gugur kewajiban dan hasilnya presentasi yang dilakukan tidak mampu menarik minat audiens untuk bekerja sama atau membeli produk.

• Point Utama ketiga: Solution

Presenter harus belajar melakukan presentasi yang memukau, minimal ada tiga aspek yang harus dipelajari untuk bisa melakukan presentasi yang memukau.

• Planning, harus bisa menyusun materi presentasi yang mudah dimengerti
• Design, memiliki kemampuan mendesain slide presentasi berkelas dunia
• Delivery, mampu menyampaikan presentasi yang menyenangkan

3. Teknik Segitiga

Teknik ini paling sederhana, Anda hanya perlu menjelaskan rincian materi yang Anda presentasikan dengan memberikan poin-point, bisa berbentuk cara, pilihan atau alternative tindakan. Jelaskan satu persatu kepada audiens, lihat contoh berikut ini:

– Topik: Bagaimana menjadi seorang ahli dibidang yang Anda geluti?

Ada tiga langkah untuk menjadi seorang ahli dibidang yang Anda geluti, apapun profesi Anda tiga langkah ini bisa Anda praktiknya untuk mempercepat meningkatkan keahlian.

• Poin Utama pertama: Belajar dari yang terbaik

Cari tahu siapa yang sudah terbukti berhasil dibidang yang sedang Anda tekuni, belajarlah padanya maka keahlian Anda akan lebih cepat meningkat

• Point Utama kedua: Larut sepenuhnya

Fokus, luangkan waktu lebih banyak untuk belajar. Larutkan diri Anda sepenuhnya, jangan setengah-setengah karena keahlian hanya diperoleh dengan belajar sepenuh hati.

• Point Utama ketiga: pengulangan dengan jeda

Mana yang lebih efektif?, dalam 1 tahun hanya belajar 1 bulan full atau belajar setiap hari hanya 1 jam selama 1 tahun. Yang lebih efektif adalah yang melakukan pengulangan yang konsisten yaitu belajar 1 jam setiap hari.

- See more at: http://trainingpresentasi.net/isi-presentasi/#sthash.ZwioYS6p.dpuf