Berikut ini adalah contoh bentuk kartu kendali, serta petunjuk dalam pengisian kartu kendali.

 

Petunjuk pengisian kartu kendali

1.    Pada Kolom M/K

Jika surat masuk  maka lingkari M

Jika surat keluar maka lingkari  K

2.    Indeks   : Isikan permasalahan surat sesuai dengan daftar klasifikasi

Misal     : Penawaran keperluan kantor/penawaran

Kode     : Isikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi.

Misal     : Penawaran keperluan kantor, kode 216

3.    No Urut

Isikan sesuai dengan no urut surat keluar atau surat masuk (urutan harus sesuai dengan nomor urut agenda surat masuk).

4.    Perihal

Isikan hal yang tertera pada surat.

5.    Isi Ringkas         

Isikan isi ringkasan surat, ringkas dan lengkap.

6.    Dari/ Kepada 

Jika surat masuk coret Kepada, Jika surat Keluar coret  Dari.

7.    Pengolah         

Kalau surat masuk, disesuaikan dengan lembar disposisi atas instruksi pimpinan surat keluar, sesuai dengan permasalahan surat.

8.    Tanggal surat        

Lihat tanggal yang tertera pada surat.

9.    Lampiran               

Isikan sesuai dengan lampiran surat, jika ada .

Misal : 1 lembar  Isikan 1 lembar.

Catatan Isikan kalau ada catatan.